Aide à l'archivage

Placé sous le contrôle scientifique et technique du Directeur des archives départementales du Tarn, ce service apporte aux collectivités la garantie de solutions adaptées, conformes à la législation en vigueur.

Sur demande et après signature d’une convention d’adhésion d’une durée de trois ans, l’archiviste itinérante du CDG81 intervient pour tout type de prestations liées aux archives. En faisant appel à ce service, les collectivités bénéficient des compétences d’un archiviste professionnel, qualifié et efficace.

LA SOLUTION  ADAPTÉE À VOS BESOINS, PROPOSÉE PAR LE CDG81

• Le diagnostic

Le service d’aide à l’archivage organise une visite sur place pour évaluer la situation, définir précisément les besoins et proposer une intervention adaptée. A l’issue de cette visite, la collectivité reçoit un rapport détaillé accompagné d’une proposition de mission chiffrée.

• Le traitement des archives

Cette prestation intervient après la réalisation d’un diagnostic.

L’archiviste se charge des travaux de tri, d’élimination, d’inventaire, de classement, de conditionnement et met en place une organisation pérenne et adaptée à vos locaux. Les fournitures nécessaires sont à la charge de la collectivité. Il sensibilise le personnel administratif aux principales règles d’archivage.

Cette mission peut être complète ou partielle et échelonnée dans le temps.

• La maintenance des archives

Les collectivités dans lesquelles l’archiviste a accompli une mission de traitement peuvent bénéficier d’un suivi régulier, comprenant une mise à jour annuelle des archives et des outils de gestion des archives (inventaire et tableau de gestion).

Depuis le 01 janvier 2019, il est possible de profiter de cette prestation maintenance selon deux options : la première, non engageante, permet de réaliser ponctuellement une maintenance sur la base d’un devis préalablement validé ; la seconde, avec un engagement triennal, ouvre droit à un service de maintenance à intervalle régulier.

• Prestations à la demande

Les collectivités peuvent demander l’intervention de l’archiviste pour toute prestation en matière d’archives : récolement, conseil pour l’aménagement des locaux, conseil en archivage électronique, animation de réunions d’information et de sensibilisation, etc.

LES ENJEUX DE L'ARCHIVAGE

• Une obligation légale pour toutes les collectivités

Le Code du Patrimoine stipule que « la conservation des archives est organisée dans l’intérêt public tant pour les besoins de la gestion et de la justification des droits des personnes physiques ou morales, publiques ou privées, que pour la documentation historique de la recherche » (art. L211-2).

Les articles L212-6 et L212-6-1 précisent que « les collectivités territoriales et les groupements de collectivités sont propriétaires de leurs archives, dont ils assurent eux-mêmes la conservation et la mise en valeur. »

• Un enjeu historique

Les archives constituent la source première de l’histoire de votre collectivité.

• La donnée numérique

Omniprésente dans le travail administratif et démultipliée du fait notamment de la dématérialisation croissante des documents, la donnée numérique est devenue un enjeu de plus en plus important dans notre société. Un Comité d'experts de la donnée du Tarn s'est formé en 2023 et  travaille à des solutions concrètes et pérennes pour encadrer les données publiques produites par les administrations et les accompagner dans la gestion de ces données.

• Dix fiches pratiques ont ainsi été conçues sur des thèmes comme la protection des données personnelles, l'archivage électronique, la conservation des données, la cyber-sécurité...
• Ces fiches sont mises à disposition des employeurs territoriaux, nous vous invitons à les consulter et à vous saisir de ces sujets !

> Téléchargez les fiches détaillées ici.

> Téléchargez les fiches synthétiques ici.